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PROCESO DE CERTIFICACIÓN

COTIZACIÓN

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Una vez que nuestro personal de ventas han definido las necesidades especificas de cada socio comercial se realizara una Cotización del Servicio.

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La cual por lo menos debe de contener los siguientes datos:

  1. Nombre del socio comercial.

  2. Norma a certificar.

  3. Dirección de la empresa

  4. Numero de Sitios, multisitios, Sitios temporales (si aplica)

  5. Alcance de la certificación.

  6. Número de empleados.

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Una vez que sea aceptada la cotización se procede a enviar una solicitud de servicio que contiene datos para la generación del contrato.

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Cuando se tenga la solicitud de Servicio se realizara la Firma del contrato de comercialización y los tiempos de auditoria.

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A continuación se realizara la Auditoria de Certificación dividida en Etapa 1 y Etapa 2.

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El intervalo entre la Etapa 1 y la Etapa 2, por Procedimiento Interno de A&EE Certificación Internacional, S.A. de C.V., es de 60 días naturales. Sin embargo, se deben considerar las necesidades del Cliente para resolver los problemas identificados en la Etapa 1 y que éstos pudieran impactar al Sistema de Gestión; derivado de esto, se deberá considerar repetir la Etapa 1 o una parte de ella (costo no incluido inicialmente). Se debe informar al Cliente de los resultados de la Etapa 1, los cuales pueden conducir al aplazamiento o cancelación de la Etapa 2.

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CRITERIO PARA RECHAZAR UNA SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN  DE UNA ORGANIZACIÓN 

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  • Cuando A&EE no cuente con la norma acreditada solicitada por un cliente.

  • Cuando A&EE no tenga algún sector acreditado solicitado por un cliente.

  • Cuando un cliente no tenga implementado un Sistema de Gestión.

  • Cuando el cliente requiera una certificación que no sea referente a Sistemas de Gestión (p.e. personas, producto, etc.)..

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AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN ( ETAPA 1, ETAPA 2)

Sala de Reuniones

ETAPA 1

Revisión inicial y visita inicial.

 

El objetivo de realizar una Etapa uno es Evaluar la documentación del Sistema de Gestión de la Organización, las condiciones de la ubicación y los sitios específicos de la Organización, el entendimiento de los requisitos de la norma, desempeño clave o aspectos, procesos u objetivos relevantes y la operación del SG a través de la revisión documental.

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Para las auditoria de Etapa 1 para Calidad ISO 9001 se llevara en sitio, solo con la excepción de que el cliente halla estado certificado.

Para las normas ISO 14001, ISO 45001 e ISO 18788, se llevaran en sitio.

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  • Así mismo se evidenciará la efectividad del sistema para confirmar su cumplimiento con lo establecido en los procedimientos documentados, se determinaran 2 tipos de hallazgos.

    • Conformidad.

    • Tema de Preocupación

      • El Auditor Lider que haya realizado la etapa 1 informa al cliente que tiene 60 días naturales para solventarlos, en caso de exceder el plazo se realizará nuevamente la Etapa 1.

      • En dado caso que se llevara a cabo la Etapa 2 y el Cliente no haya atendido los temas de preocupación, esto conllevará a No Conformidad menor ( NCm) o No Conformidad Mayor (NCM); Esto dependerá el grado de incumplimiento que afecte directamente al SG, Satisfacción al  Cliente, o requisitos legales aplicables etc. ​

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rascacielos

ETAPA 2

Auditoría en sitio o virtual.

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Se realizará el día y hora programados previamente con el área de Logística, la cual tiene como objetivo:

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  • Evaluar el grado de implementación del Sistema de Gestión haciendo un muestreo de cada elemento que conforma el alcance.

  • Así mismo se evidenciará la efectividad del sistema para confirmar su cumplimiento con lo establecido en los procedimientos documentados, se determinaran 4 tipos de hallazgos.

    • Conformidad.

    • Oportunidad de Mejora.

    • No Conformidad menor.

    • No Conformidad Mayor.

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Al finalizar la auditoria, se realizara una junta de cierre o clausura en donde el Auditor líder hará entrega formal del reporte el cual mostrará la declaración de los hallazgos de auditoria con respecto al cumplimiento con los requisitos de la norma auditada.

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  • En caso de No Conformidad menor., Cuenta con 15 días naturales después del cierre de Auditoría para enviar Análisis de Causa, Plan de acción, y en la próxima auditoria se evaluaran las acciones tomadas.

  • En caso de No Conformidad Mayor, cuenta con 15 días naturales después del cierre de Auditoría para enviar Análisis de Causa, Plan de acción, y en 60 días naturales (contemplando los 15 dias para el envio del plan de acción y análisis de causa) posteriores al cierre de la auditoria, se deberá enviar evidencia de la implementación de las acciones que solventen el hallazgo .

  • Oportunidad de Mejora El Cliente No esta obligado a trabajarlas.

Proceso de Certificación_edited.jpg

TOMA DE DECISIÓN

La toma de decisión es el proceso para Otorgar las certificaciones, renovaciones, ampliaciones, reducciones, restauraciones, transferencia,  monitorear las vigilancias, suspensión y cancelación de las certificaciones entre otras.

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Una vez que la Auditoria de la Etapa 2 es terminada, la información recolectada por el auditor líder es analizada por un comité de certificación el cual es el encargado de tomar la decisión de otorgar la certificación, renovacion, ampliacion, reducción, restauración, transferencia, monitorear las vigilancias, suspensión y cancelación de las certificaciones entre otras.

Criterios para la toma de decisión:

  1. El alcance está claramente definido, incluyendo identificación y procesos de los sitios cuando aplique. 

  2. Contexto de la Organización: La Organización determina si el cambio climático es un tema relevante.

  3. Las partes interesadas relevantes deben tener requisitos relacionados con el Cambio Climático.

  4. Riesgos relevantes del Sistema de Gestión con el Cambio Climático.

  5. En caso de haber no conformidades mayores, éstas se encuentran cerradas a través de un informe de seguimiento. 

  6. En caso de haber no conformidades menores, sus planes de acción se encuentran aprobados por A&EE. 

  7. La recomendación, por parte del auditor, para la certificación / renovación / ampliación / reducción / mantenimiento / o cualquier otra auditoria, es consistente con los hallazgos. 

  8. En casos de auditorías de con notificación a corto plazo, el informe de auditoría refleja que el sistema de gestión continua siendo eficaz y en cumplimiento con la norma bajo la que está certificado. 

  9. En caso de que se haya detectado un inadecuado uso de certificado, logo o marca, la organización ha tomado las acciones correctivas pertinentes y ha demostrado su eficacia. 

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La certificación tiene como duración 3 años y cada año se debe de realizar una auditoria de vigilancia para el mantenimiento de esta certificación. Al término de los 3 años se deberá realizar una auditoria de renovación para iniciar un nuevo ciclo de certificación.

DEFINICIONES

 

Nota: el orden de las siguientes deficiones no se debe de interpretar como el proceso de certificación. 

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Auditoría de seguimiento:

  • Extraordinarias: in situ o por videoconferencia.

  • Comprobar la implementación y efectividad de laxaciones correctivas para solventar las No Conformidades del cliente.

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​Ampliación al Alcance de Certificación:

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  • Por petición por parte de la organización a certificar. El Equipo Auditor (Auditor(es) y/o Experto(s) Técnico(s) deberán evaluar ésta parte para verificar que sí proceda la ampliación de su alcance requerido.

  • La organización a certificar no debe tener No Conformidades mayores abiertas para que pueda solicitar la ampliación de su alcance.

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Reducción al Alcance de Certificación:

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  • Cuando la organización a certificar no demuestra la evidencia de conformidad de acuerdo a su alcance inicial.

  • Cuando la organización a certificar, realice la petición de reducción en algún proceso o sitio de acuerdo a su alcance inicial.

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Auditoria de Transferencia:

  • Cuando el cliente solicita la transferencia de su certificado vigente otorgando por otro OC, para que sea certificado por A&EE Certificación Internacional, S.A. de C.V. 

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Suspensión de la Certificación:

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  • Cuando la organización no realiza sus correspondientes Auditorías de Vigilancia una vez al año, después del periodo inicial.

  • No atender las No Conformidades mayores de las revisiones correspondientes.

  • Falta de pago.

  • Cuando la organización haya solicitado voluntariamente una suspensión.

  • Toda falta por parte de los titulares del derecho de la organización de uso de Certificado y logo/marca/símbolo propiedad de A&EE Certificación Internacional, S.A. de C.V., en la aplicación del Reglamento de Uso de Logo y Marca, así como todo uso del Certificado y logo/marca/símbolo propiedad de A&EE Certificación Internacional, S.A. de C.V., que no cumpla con el Reglamento o con la legislación vigente;  podrá hacerse acreedor a una de las sanciones, entre ellas, Suspensión del Certificado de Registro por un tiempo determinado.

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Retirar la Certificación:

  • Cuando no se logre subsanar el incumplimiento de las No Conformidades.

  • Cuando la organización así lo solicite.

  • Cuando se cumplan 180 días naturales de suspensión de la Certificación y no se haya realizado la Auditoría correspondiente.

  • Cuando la norma sujeta a certificación haya expirado.

  • Toda falta por parte de los titulares de la organización del derecho de uso de Certificado y logo/marca/símbolo propiedad de A&EE Certificación Internacional, S.A. de C.V., en la aplicación del Reglamento de Uso de Logo y Marca, así como todo uso del Certificado y logo/marca/símbolo propiedad de A&EE Certificación Internacional, S.A. de C.V., que no cumpla con el Reglamento o con la legislación vigente; podrá hacerse acreedor a una de las sanciones, entre ellas, el Retiro definitivo (cancelación) del Certificado de Registro, dando la oportuna difusión.

 

Renovación de la Certificación:

  • Cuando la organización a certificar, realice su Auditoría mínimo un mes antes del vencimiento de su Certificado.

  • Cuando la organización haya realizado su Auditoría correspondiente y no cuente con No conformidades mayores.

 

Auditoría de renovación:

  • In-situ. Con el fin de que el OC, realice seguimiento al cumplimiento de los requisitos del SGC de manera completa. 

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Restauración de la Certificación:

  • Cuando se valida que el Sistema de Gestión de la organización a certificar, cumple en su totalidad con la normatividad aplicable, dentro de los 6 meses siguientes al vencimiento de su Certificación Inicial. La organización a certificar, debe haber realizado su Auditoría correspondiente y no contar con No Conformidades mayores.

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Auditoría de Restauración:

  • In.situ. El OC puede restaurar la certificación dentro de los 6 meses siguiente al vencimiento de su Certificación Inicial. 

 

Auditoría de vigilancia:

  • In-situ. Con el fin de que el OC, realice seguimiento al cumplimiento de los requisitos de la norma. 

 

Auditoría Especiales:

  • Verificar que los cambios efectuados en el SG continúen cumpliendo con la norma; investigar la procedencia de reclamaciones o quejas por la autoridad y/o por algún cliente. 

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